Principi generali
Il Codice Etico della Fondazione Nikolaos (più avanti indicata nel testo come “La Fondazione”), individua i valori sui quali si basa l’azione della Fondazione evidenziando l’insieme delle responsabilità, dei diritti e dei doveri dei soggetti destinatari del Codice stesso.
L’adozione del presente Codice Etico si prefigge la finalità di soddisfare, nel migliore dei modi, le necessità e le aspettative dell’insieme degli interlocutori della Fondazione sia essi donatori, sostenitori che beneficiari e di raggiungere un elevato standard di professionalità nello svolgimento delle iniziative promosse dalla Fondazione e a vietare quei comportamenti che si pongono in contrasto non solo con le disposizioni normative di volta in volta rilevanti, ma anche con i valori che la Fondazione intende promuovere.
In particolare, valore primario perla Fondazione è l’osservanza dell’etica, intesa come onestà, lealtà, correttezza e conformità alle leggi.
Rispetto allo specifico della sua Mission, i principi sui quali si basa l’azione della Fondazione sono: l’imparzialità, la neutralità e l’indipendenza dell’azione della Fondazione, che non opera quindi nelle sue scelte d’azione facendo discriminazioni di carattere religioso, politico e di genere, la promozione di uno sviluppo duraturo commisurata alle realtà locali e quindi sostenibili nel tempo, il rispetto delle culture locali e la promozione delle risorse locali sia esse umane che materiali, l’onestà nella comunicazione che deve essere veritiera, non violenta e rispettosa dei diritti e della dignità della persona, la professionalità dei propri operatori sia in Italia che all’estero, il controllo accurato della provenienza dei fondi dai donatori ed in particolare delle aziende per escludere donatori che non rispettino i diritti umani e la trasparenza nella gestione dei fondi.
Le norme che costituiscono il Codice Etico sono parte integrante del “Modello di organizzazione, gestione e controllo” previsto dall’art. 6 del Decreto Legislativo 231/2001 in materia di responsabilità amministrativa delle persone giuridiche.
Destinatari
Il presente Codice Etico si applica al Presidente, agli amministratori, ai revisori dei conti, ai dipendenti, ai collaboratori e ai consulenti interni o esterni che agiscono nell’interesse della Fondazione ed ai fornitori di beni e/o servizi, ovunque essi operino, sia in Italia che all’estero.
L’osservanza delle disposizioni del Codice Etico costituisce obbligo specifico di diligenza da parte dei Destinatari e la relativa violazione può essere addebitata dalla Società quale atto illecito, quando ne sia derivato un danno. L’osservanza delle disposizioni del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i Destinatari e la violazione delle suddette norme costituisce, a seconda dei casi, un illecito disciplinare sanzionabile nel rispetto della normativa applicabile e/o un inadempimento contrattuale.
Ciascun Destinatario svolge le proprie attività con la professionalità richiesta dalla natura dei compiti e delle funzioni esercitate, adoperando il massimo impegno per conseguire gli obiettivi assegnatigli ed assumendosi le responsabilità che gli competono.
Doveri e responsabilità
Le relazioni tra i collaboratori e/o dipendenti devono svolgersi secondo i principi di civile convivenza, trasparenza, fiducia e integrità, nel rispetto reciproco e garantendo la tutela dei diritti e delle libertà dell’individuo.
I rapporti tra le diverse posizioni all’interno della Fondazione devono essere improntati ai principi di lealtà e correttezza e debbono ispirarsi al principio della responsabilità condivisa, avendo come obiettivo comune l’interesse della Fondazione ed al fine di concorrere insieme al raggiungimento delle sue finalità.
I responsabili delle singole attività devono esercitare i poteri connessi alla delega ricevuta, rispettando e garantendo la dignità dei propri collaboratori e favorendone la crescita professionale.
È inibita qualsivoglia condotta che, direttamente o indirettamente, comporti offese e discriminazioni per motivi di razza, religione, lingua, sesso, nazionalità, origine, ovvero configuri comportamenti discriminatori.
Conflitto di interessi
I Destinatari, nell’espletamento delle proprie funzioni, devono evitare l’insorgere di situazioni di conflitto di interesse e, nel caso ne abbiano conoscenza, hanno il dovere di comunicarne l’esistenza.
Fatte salve le disposizioni di legge dettate in materia di conflitti di interesse, ogni situazione potenzialmente idonea a generare un conflitto di interessi o comunque a pregiudicare la capacità del Destinatario di assumere decisioni nel migliore interesse della Società, deve essere immediatamente comunicata dal Destinatario direttamente all’Organismo di Vigilanza oppure al proprio responsabile o referente, che tempestivamente dovrà informare il Comitato Etico.
Uso e tutela delle informazioni
Le conoscenze sviluppate dalla Fondazione costituiscono una fondamentale risorsa che ogni destinatario del Codice deve tutelare. Tutti i Destinatari del presente Codice Etico sono obbligati ad assicurare la massima riservatezza sulle informazioni gestite in ragione della propria funzione lavorativa.
Pertanto, i destinatari sono tenuti a non rivelare a terzi informazioni riguardanti il patrimonio di conoscenze tecniche e/o finanziarie della Fondazione, così come altre informazioni non pubbliche, se non nei casi in cui tale rivelazione sia richiesta da leggi o da altre disposizioni regolamentari interne.
Nell’ambito dello svolgimento delle sue attività in Italia ed all’estero, la Fondazione raccoglie una quantità significativa di dati personali relativi ai donatori, sostenitori e beneficiari che si impegna a trattare in ottemperanza a tutte le leggi in materia di riservatezza vigenti nelle giurisdizioni in cui opera e alle migliori prassi per la protezione della riservatezza.
A tal fine, la Fondazione garantisce un elevato livello di sicurezza nella selezione e nell’uso dei propri sistemi di information technology destinati al trattamento di dati personali e di informazioni riservate secondo le disposizioni vigenti in tema di privacy.
Gestione dei fondi: registrazioni e scritture contabili
Per scritture contabili si intendono tutte le documentazioni che rappresentano numericamente fatti gestionali relativi alle attività ed al patrimonio della Fondazione.
Tutte le azioni e le operazioni della Fondazione devono essere adeguatamente registrate e deve essere possibile verificare ex post il processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.
Ogni operazione deve avere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere in qualsiasi momento all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione medesima.
Le scritture contabili devono essere tenute in maniera accurata, completa e tempestiva nel rispetto delle procedure della Fondazione in materia di contabilità, al fine di una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale/finanziaria e dell’attività di gestione.
Tutti i dipendenti e i collaboratori coinvolti nelle scritture contabili devono assicurare la massima collaborazione, la completezza e chiarezza delle informazioni fornite, nonché l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni e si debbono rigorosamente attenere ai manuali di gestione in uso.
È quindi fatto divieto a tutti i dipendenti e i collaboratori di adottare comportamenti o dar luogo ad omissioni che possano condurre alla registrazione di operazioni fittizie o alla registrazione di operazioni in modo fuorviante o non sufficientemente documentate.
I bilanci e le comunicazioni sociali della Fondazione devono essere redatti con chiarezza e rappresentare in modo corretto e veritiero la situazione patrimoniale e finanziaria della Fondazione.
E’ fatto espresso divieto di impedire od ostacolare, attraverso l’occultamento di documenti o altri idonei artifici, lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite agli organi sociali.
È comunque vietato ostacolare, in qualsiasi forma, le funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza nell’ambito di verifiche e/o ispezioni.
Rapporti con i Donatori
Per lo sviluppo delle proprie attività in Italia ed all’estero,la Fondazione si avvale di finanziamenti privati e pubblici.
La comunicazione verso i singoli donatori e verso il grande pubblico deve essere improntata alla massima trasparenza, in modo che gli stessi siano messi in grado di operare la propria liberalità in modo pienamente consapevole e, nella misura del possibile, finalizzato.
Laddove il donatore non diriga specificatamente la sua liberalità, questa va intesa come sostegno istituzionale della Fondazione.
Nel rapporto con i donatori pubblici sia in Italia che all’estero è fato divieto di dare, offrire o promettere denaro o altre utilità, o favori che possano ragionevolmente essere interpretati come eccedenti le normali pratiche di cortesia, ovvero esercitare illecite pressioni nei confronti di pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione, sia italiani che esteri, o di Organismi pubblici comunitari o internazionali o a loro parenti o conviventi.
Nei rapporti con i sopraccitati soggetti non è consentito altresì presentare dichiarazioni non veritiere al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti.
E’ fatto divieto di destinare somme ricevute a titolo di erogazioni, contributi o finanziamenti dai sopraccitati soggetti, a scopi diversi da quelli per i quali sono stati assegnati.
Rapporti con i fornitori
La Fondazione opererà sempre un controllo sulle aziende e gli Enti con le quali pianifica la propria attività, offrendo la sua reputazione e il suo posizionamento sociale. Per questo sceglierà categorie specifiche di aziende e approfondirà la loro conoscenza con i mezzi disponibili, ricerca web e/o consulenze, al fine di escludere partner incompatibili con la propria etica e missione.
Per determinare se l’azienda può instaurare un rapporto di partnership con la Fondazione è necessario verificare i seguenti criteri: i diritti e condizioni dei lavoratori, il rispetto dei diritti umani, le strategie di marketing in conflitto con la mission della Fondazione, il rispetto dell’ambiente e la trasparenza nella sua azione.
La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati in base a valutazioni obiettive rispetto alla competitività, qualità, economicità, prezzo, integrità.
La Fondazione provvede inoltre a riservarsi contrattualmente la facoltà di adottare ogni idonea misura, ivi compresa la risoluzione del contratto, nel caso in cui un fornitore, nello svolgere attività in nome e/o per conto della Fondazione, violi le norme di legge o nel caso in cui il fornitore metta in atto comportamenti lesivi dell’integrità delle persone e di sfruttamento del lavoro.
Rapporto con i Partner
Per lo svolgimento delle sue attività di cooperazione, la Fondazione opera direttamente, ma può aderire a richieste di contributi che le vengono indirizzate da Partner locali ossia enti e associazioni private senza fini di lucro dei paesi beneficiari, che siano regolarmente costituite, che siano indipendenti, che basino la propria azione sugli stessi principi etici della Fondazione e dimostrino un elevato valore culturale e sociale nel paese di provenienza.
I partner locali potranno essere anche pubblici, purché garantiscano senza condizionamenti alla Fondazione libertà di movimento e di decisione rispetto agli obiettivi ed alle finalità dichiarate.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire,la Fondazione presta particolare attenzione ad ogni possibile conflitto di interessi, in modo da evitare illecite appropriazioni di fondi per interessi personali a vantaggio di persone o organizzazioni a scapito della collettività dei beneficiari.
Gestione delle informazioni erapporto con i mass-media
La Fondazione si rivolge agli organi di stampa e di comunicazione di massa unicamente attraverso gli organi statutari e attraverso i responsabili interni a ciò delegati. Questi operano con un atteggiamento di massima correttezza, disponibilità e trasparenza, nel rispetto della politica di comunicazione definita dalla Fondazione più sopra e così sinteticamente riassunta: la comunicazione della Fondazione deve essere veritiera, non violenta, rispettosa dei diritti e della dignità della persona.
In ogni caso, le informazioni e le comunicazioni relative alla Fondazione e destinate all’esterno, dovranno essere accurate, veritiere, complete, trasparenti e non contrarie ai principi enunciati.
Gestione delle risorse umane
La ricerca e selezione del personale è effettuata unicamente in base a criteri di oggettività e trasparenza, garantendo pari opportunità ed evitando qualsiasi forma di favoritismo, nepotismo e clientelismo.
La Fondazione si impegna ad assumere il personale in Italia ed all’estero con regolare contratto di lavoro, in linea con le figure professionali delle diverse aree organizzative delle sede in Italia e delle sedi della Fondazione all’estero e in conformità e ai principi del Codice Civile e allo Statuto dei lavoratori nonché per il personale locale in conformità alla normativa vigente dei paesi in cui opera.
La Fondazione non tollera alcuna forma di “lavoro nero” o di retribuzione in nero.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni dipendente, collaboratore riceve accurate informazioni relative alle caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere, agli elementi normativi e retributivi, così come regolati dal contratto di lavoro applicabile per i dipendenti e/o collaboratori, alle norme e procedure da adottare al fine di consentire che l’attività lavorativa sia prestata in un ambiente sicuro e salubre.
All’atto dell’assunzione saranno esplicitati e resi conoscibili i contenuti del presente Codice Etico, il Modello di organizzazione, gestione e controllo, nonché i protocolli adottati dalla Fondazione per prevenire la realizzazione di illeciti penali.
Nella gestione del personale la Fondazione offrirà pari opportunità di lavoro senza discriminazioni di razza, sesso, età, orientamento sessuale, handicap fisici o psichici, nazionalità, credo religioso, appartenenza politica e sindacale.
Parimenti esige da parte del suo personale di sede e dei suoi collaboratori in Italia all’estero il rispetto dei diritti fondamentali della persona e un comportamento rispettoso degli usi, culture e confessioni locali che rispecchi sempre la dignità del proprio ruolo in linea con i principi etici della Fondazione.
In particolare è vietato qualsiasi comportamento che possa configurarsi quale violenza morale e/o persecuzione psicologica mirante ad arrecare offesa alla personalità, alla dignità e all’integrità psicofisica dei dipendenti, nonché a metterne in pericolo l’impiego o a degradare il clima lavorativo.
Tutela della privacy
La Fondazione, in tema di tutela della privacy, si uniforma alle prescrizioni in materia di riservatezza dei dati personali di cui al D. Lgs. n. 196/2003 e successive modificazioni, integrazioni e regolamenti attuativi con particolare riguardo al trattamento dei dati personali di lavoratori, amministratore, dipendenti e/o collaboratori.
Tutela del patrimonio aziendale
Al fine di tutelare i beni dell’organizzazione, ogni dipendente o collaboratore è tenuto ad operare con diligenza, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per l’utilizzo dei beni, mezzi, strumenti di lavoro della Fondazione e delle sue attività all’estero, documentandone con precisione il loro impiego. In particolare, ogni dipendente, collaboratore ha l’obbligo di utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni i mezzi e gli strumenti di lavoro a lui affidati, evitare utilizzi impropri che possano essere causa di danno o essere comunque in contrasto con l’interesse della Fondazione, evitare utilizzi impropri dei beni per scopi e fini estranei alle proprie mansioni ed al proprio lavoro.
Ogni amministratore, dipendente, collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente il proprio responsabile di eventuali eventi dannosi perla Fondazione.
Rapporti con l’Autorità Giudiziaria
E’ fatto divieto di esercitare condizionamenti di qualsiasi natura, sulla persona chiamata a rendere dichiarazioni davanti all’Autorità Giudiziaria al fine di indurla a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci.
E’ fatto divieto di aiutare chi abbia realizzato un fatto penalmente rilevante, ad eludere le investigazioni dell’autorità, o a sottrarsi alle ricerche di questa.
Sistema disciplinare
I principi espressi nel presente Codice Etico sono parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro all’interno della Fondazione. Eventuali violazioni del Codice Etico daranno luogo all’applicazione di sanzioni nei confronti di dipendenti, collaboratori, Amministratori e Revisori dei Conti della Fondazione, anche alla stregua del sistema disciplinare appositamente adottato dalla Fondazione.
Ogni violazione dei principi e delle disposizioni contenute nel presente Codice Etico da parte dei destinatari, dovrà essere prontamente segnalata al Presidente, che dovrà informare tempestivamente il Consiglio di Amministrazione e il Collegio dei Revisori per violazioni commesse da personale e collaboratori.
Efficacia del Codice Etico e conseguenze delle sue violazioni
Il Codice Etico si intende efficace sin dal momento della sua approvazione ad opera del Consiglio di Amministrazione, che provvederà inoltre a valutare periodicamente il suo aggiornamento.
L’inosservanza delle norme comportamentali definite dal Codice Etico sarà perseguita disciplinarmente.
La Fondazione s’impegna a prevedere ed irrogare, con coerenza, imparzialità ed uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico e conformi alle vigenti disposizioni legali, statutarie e contrattuali.
Entrata in vigore, coordinamento dei protocolli, efficacia, aggiornamento e modifiche
Ogni aggiornamento, modifica o aggiunta al presente Codice Etico deve essere approvata dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione.
Copia del presente Codice Etico è consegnata a tutti i Destinatari ed è disponibile per la consultazione in formato elettronico nel sito web, nonché in formato cartaceo, negli uffici della Fondazione.
